Event Coördinator

Nog een laatste inspectie voor de gasten arriveren. Elk boeketje bevat die hemelsblauwe bloemen, de keuken heeft de lunch-amuses bijna klaar en je drukt de DJ nog maar eens op het hart dat 'Paradise by the Dashboard Light' écht niet gedraaid mag worden. Mooi. Na dit geslaagde netwerkontbijt van vanochtend is het jou en je team weer gelukt de zaal om te toveren tot een sprookjesachtige trouwlocatie. Laat de gasten maar komen!

Als Event coördinator bereid jij feesten en partijen tot 200 gasten voor. Je vertaalt het draaiboek naar de praktijk: welke zaal, welke middelen, welke collega's en wie doet wat en wanneer. Je plant de benodigde medewerkers in, zorgt dat de faciliteiten worden opgebouwd en klaargezet, en stuurt tijdens de uitvoering 10 tot 25 collega's aan. Verder ben jij verantwoordelijk voor de registratie en administratie rondom partijen. Loopt het ergens vast? Dan spring je bij in de uitvoering — maar je regie houd je altijd.

Je rapporteert aan onze F&B Service Manager, met wie je kort schakelt over de planning en bijzonderheden. Doen zich problemen voor die je eerder bent tegengekomen? Dan hak je zelf de knoop door en koppel je het achteraf terug.

WAS GENAU WERDEN SIE TUN?

• Je vertaalt het partyplan en draaiboek naar een concrete uitvoering, afgestemd op de zaal, de beschikbare middelen en je team;

• Je plant de benodigde collega's in en stuurt ze tijdens het event aan: je geeft heldere instructies, stelt prioriteiten en houdt de kwaliteit in de gaten;

• Je ontvangt en verzorgt onze (vergader)gasten, van binnenkomst tot vertrek;

• Je zorgt dat de zalen op tijd klaarstaan met alle benodigdheden en controleert of alles is uitgevoerd zoals afgesproken;

• Je bent het aanspreekpunt voor de opdrachtgever tijdens het event en lost knelpunten op voordat de gast ze merkt;

• Je ziet toe op de naleving van de hygiëne- en veiligheidsvoorschriften (HACCP) en werkmethoden;

• Je bent het aanspreekpunt voor de technische ondersteuning van bijeenkomsten;

• Je legt de gegevens voor facturatie en gewerkte uren vast in onze systemen;

• Je signaleert wat beter kan en komt zelf met voorstellen bij je leidinggevende — van efficiëntere opbouw tot minder waste;

• Je denkt mee over het team: verzuim, functioneren en het werven van nieuwe collega's;

• Je bent verantwoordelijk voor een gedeelte van het voorraadbeheer;

• En je kunt jezelf ontwikkelen in jouw rol en kansen pakken om door te groeien.

WARUM PASST DIESER BERUF ZU IHNEN?

Gastvrijheid betekent voor jou nét die stap extra zetten, om ervoor te zorgen dat onze gasten het hotel verlaten met een glimlach. En:

• Je hebt mbo 3-4 werk- en denkniveau;

• Je hebt ervaring met het aansturen van een groep of team — je weet mensen te motiveren én aan te spreken;

• Plannen en organiseren zit in je: je voorziet knelpunten en neemt actie voordat het misgaat;

• Je denkt in oplossingen in plaats van in problemen, en durft zelf een knoop door te hakken;

• Je schakelt makkelijk met je leidinggevende en collega's van keuken, bediening en sales;

• Je bent flexibel inzetbaar, ook 's avonds en/of in het weekend;

• Je bent enthousiast, gastvrij en representatief;

• Je bent stressbestendig, kunt goed tegen werkdruk en bent servicegericht;

• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.